Hoe maak je een geautomatiseerde e-mailhandtekening in Exchange Online?

Leestijd3 minuten

In Microsoft Office 365 – Exchange Online hebben gebruikers de mogelijkheid om een handtekening in te stellen. Dit is voor kleinere bedrijven en/of privé gebruik een prima optie. Maar wat nu als uw bedrijf dusdanig veel gebruikers heeft dat het geen doen is om ondersteuning te bieden bij het instellen van de handtekening, laat staan dat iedereen netjes hetzelfde format hanteert voor zijn of haar handtekening? In de lokale (on premise) varianten van Exchange waren er diverse tools te verkrijgen om een gestandaardiseerde handtekening centraal door te voeren voor Exchange gebruikers.

Ook voor Office 365 zijn er tools te verkrijgen (tegen betaling) die helpen bij het maken van handtekeningen. Office 365 – Exchange Online biedt standaard geen mogelijkheden om e-mailhandtekeningen centraal gebruiken. Toch is er een manier om, zonder tussenkomst van third party tools, dergelijke functionaliteit te gebruiken in Wave 14 en 15 van Exchange Online.

In deze blog wordt beschreven hoe een e-mailhandtekening centraal en automatisch kan worden ingesteld, zodat iedereen een handtekening hanteert volgens de huisstijl van het bedrijf.

Inzetten van de disclaimer als handtekening

Exchange Online biedt de mogelijkheid om een disclaimer mee te geven aan iedere mail die wordt verstuurd. Deze disclaimer kan je er net zo laten uitzien als een handtekening en dan ook als zodanig inzetten. Hieronder worden de stappen beschreven hoe dit in zijn werk gaat.

Allereerst loggen we als (een) beheerder in op de online portal van Office 365 (https://portal.microsoftonline.com):

Voor Wave 14: (zie afbeelding 1 en 2).

  • Klik bovenin het scherm op “Beheerder” Vervolgens op de knop “Beheren” onder Exchange in het midden van het scherm.
  • In het scherm dat nu verschijnt klikt u aan de linkerkant van het scherm op “Mailbeheer” en vervolgens op “Regels” en middels de knop “Nieuw” kan er een nieuwe regel worden aangemaakt.

Voor Wave 15: (zie afbeelding 3).

  • Klik op “Beheerder” en kies in de lijst voor “Exchange”
  • Klik vervolgens op “E-mailstroom” dan op “Regels” en middels de knop “+” kan er een nieuwe regel worden aangemaakt.
Afb.1: Wave 14 Exchange beheren vanuit de portal.

Afb.1: Wave 14 Exchange beheren vanuit de portal.

Afb.2: Wave 14 Exchange aanmaken regels vanuit de portal.

Afb.2: Wave 14 Exchange aanmaken regels vanuit de portal.

Afb.3: Wave 15 Exchange beheren en aanmaken regels vanuit de portal.

Afb.3: Wave 15 Exchange beheren en aanmaken regels vanuit de portal.

Disclaimer maken en toevoegen

In het scherm voor het aanmaken van een nieuwe regel heb je een aantal keuzes voor de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om de regel actief te maken. Als de handtekening voor iedereen moet gelden, kiest u “Toepassen op alle berichten”. Mocht u eerst willen testen, kies dan bijvoorbeeld “De afzender is” en kies een account in het volgende scherm. Nu zal de regel alleen voor dit account gelden.

Kies vervolgens de actie van de regel. In dit geval kiezen we voor “Vrijwaring toevoegen aan het bericht”. Nu zal er een disclaimer (vrijwaring) worden toegevoegd aan alle berichten die voldoen aan de gestelde criteria.

Nu wordt het tijd om de disclaimer vorm te geven. Klik hiervoor op “Tekst invoeren”. Vervolgens verschijnt er een tekstvak, hier kan simpele platte tekst worden ingevoerd, maar ook HTML met verwijzingen naar afbeeldingen/logo’s als je beschikt over een HTML handtekening of er een wilt maken.

Variabelen

Het meest praktische voor een centrale handtekening is om een algemene handtekening te maken die met variabelen wordt aangevuld. Ook dit is mogelijk, mits je Office 365 Active Directory netjes is gevuld met de gewenste gebruikersinformatie:

  • Gebruikt u gesynchroniseerde accounts middels de Microsoft Directory Synchronization tool? Zorg dan dat de user objecten in de lokale Active Directory zijn gevuld met de gegevens die u wilt gebruiken als variabele, na een synchronisatie met de tool zal ook de Online Active Directory gevuld zijn met deze gegevens en zijn de variabele te gebruiken.
  • Gebruikt u online gebruikers, zorg er dan voor dat voor elke gebruiker de gegevens worden ingevuld die u wilt gebruiken als variabele.

De volgende variabelen kunnen worden gebruikt:

DisplayName, FirstName, Initials, LastName, Office, PhoneNumber, OtherPhoneNumber, Email, Street, POBox, City, State, ZipCode, Country, UserLogonName, HomePhoneNumber, OtherHomePhoneNumber, PagerNumber, MobileNumber, FaxNumber, OtherFaxNumber, Notes, Title, Department, Company, Manager, CustomAttribute1 tot en met CutomAttribute15.

Afb. 4: Nieuwe regel aanmaken met disclaimer actie

Afb. 4: Nieuwe regel aanmaken met disclaimer actie

Als een e-mail moet worden afgesloten met de volgende handtekening:

Met vriendelijke groet,

Naam + Achternaam

Postcode + Woonplaats

Telefoonnummer

Voer dan de volgende tekst in:

Met vriendelijke groet,<BR><BR>

%%FirstName%% %%LastName%%<BR>

%%ZipCode%% %%City%% <BR>

%%MobileNumber%%

Let op:

<BR> betekent Enter

%% betekent het aanroepen van een variabele

Kies tot slot welke actie er moet worden uitgevoerd als een vrijwaring niet kan worden toegevoegd. Hier kan gekozen worden voor de volgende drie acties:

  • Terugloop;
  • Negeren;
  • Weigeren.

Kies hier voor negeren als u wilt dat als de handtekening niet wordt toegepast de mail wel gewoon verstuurd moet worden.

Let op: Een nadeel van deze methode is dat je als gebruiker de handtekening niet ziet tijdens het sturen van de mail. Een regel wordt namelijk pas bij het versturen toegepast en aangezien zo’n regel ervoor zorgt dat de disclaimer wordt toegevoegd, is het pas zichtbaar bij de ontvanger. Als je jezelf een mail stuurt, zal je zien dat het werkt.

Tip: Als u bijvoorbeeld alleen bij nieuwe e-mails de disclaimer/handtekening automatisch wilt toevoegen en niet bij een reply, kunt u een uitzondering aanmaken in de regel. Dit doet u als volgt:

  • Ga naar de aangemaakt regel en klik op “Meer opties”
  • Klik onder “Behalve als” op “Uitzondering toevoegen”
  • Selecteer als actie bijvoorbeeld “Het onderwerp of de hoofdstekst” en in de keuzelijst “Onderwerp of hoofdtekst bevat een van deze woorden”
  • Typ als woorden: “RE:” of “re:”.

Dit zorgt ervoor dat de regel wordt toegepast, behalve als er RE: in de onderwerp regel staat.

Afb. 5: Uitzondering aanmaken in regel

Afb. 5: Uitzondering aanmaken in regel

Afb. 6: Onderwerp regel opgeven

Afb. 6: Onderwerp regel opgeven